info@kiemvzw.be03 270 36 950495 500 797

Het kantoor is open van maandag tot vrijdag, van 9:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 16:00

Beste klant

 

Wij verzamelen persoonlijke gegevens om je beter te helpen.

In dit reglement lees je welke gegevens we verzamelen en hoe we met die gegevens omgaan.

We kunnen die regels altijd aanpassen. De laatste versie vind je op www.kiemvzw.be

We vinden het heel belangrijk om discreet om te gaan met jouw gegevens. Daarom respecteren we deze wetten:

  • de Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet) en
  • de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

1. Welke gegevens hebben we nodig?

  • je identiteit:

o   voornaam en naam

o   rijksregisternummer

o   nummer van je identiteitskaart

o   adres

o   telefoonnummer

o   e-mailadres

o   geslacht

o   geboortedatum

o   geboorteplaats

o   nationaliteit

o   burgerlijke staat

o   de samenstelling van je gezin

o   afkomst

o   eventueel: nummerplaat, je klantnummer bij de VDAB

 

  • je opleiding

o   getuigschriften en attesten

o   diploma’s

 

  • je werk

o   referenties van vorige jobs

o   je cv

o   je anciënniteit

o   cursussen die je volgde

o   functioneringsgesprekken

o   evaluatiegesprekken

 

  • je gezondheid

o   je gebruik van tabak en alcohol

o   wat je doet van sport

o   medische en psychische informatie

o   je seksuele geaardheid

 

  • administratieve gegevens

o   je rekeningnummer

o   verzekeringen die je hebt

o   eventueel je btw-nummer en ondernemingsnummer

 

We verzamelen ook foto’s. We kunnen nog extra gegevens vragen als dat nodig is om je goed te kunnen helpen.

 

2. Van wie krijgen we jouw gegevens?

 

In de eerste plaats vragen we die gegevens aan jou.

Soms vragen we ook anderen om gegevens over jou:

  • organisaties die jou naar ons sturen
  • anderen, zoals je vorige werkgever, mensen die jou goed kennen, juridische organisaties, het MLP[1]
  • organisaties die ons een opdracht geven: de VDAB, diensten van de overheid …

 

We verzamelen gegevens :

  • via telefoon
  • via e-mail of post
  • via een contactformulier op de website
  • via digitale databestanden, zoals Google Drive, Office 365
  • via gesprekken en overleg

 

3. Waarom verwerken we jouw gegevens?

 

Wij verwerken jouw gegevens:

  • om je te helpen werk te zoeken
  • om je te coachen tijdens je loopbaan
  • om je te begeleiden bij ontslag (‘outplacement’)
  • om je goed te kunnen helpen
  • om te melden aan onze opdrachtgevers en aan de overheid
  • voor onze eigen werking (cijfers, communicatie …)

We garanderen dat we jouw gegevens niet om andere redenen gebruiken.

 

4. Hoe verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw gegevens alleen:

  • als jij toestemming geeft om jouw gegevens te verwerken
  • om een overeenkomst met jou te respecteren
  • omdat jij graag een overeenkomst met ons wilt afsluiten
  • omdat we de regels van de arbeidswet moeten respecteren
  • om jouw rechten te respecteren
  • om onze rechten te verdedigen

of

om de rechten te verdedigen van een andere organisatie die jouw gegevens krijgt (dat geldt niet als jouw recht op bescherming van je gegevens belangrijker is).

We gaan extra discreet om met intieme gegevens, bijvoorbeeld over je afkomst, je religie, je politieke ideeën, je seksuele leven, juridische informatie, medische informatie … Die verwerken we alleen:

  • als jij akkoord gaat
  • als het gegevens zijn die je zelf openbaar hebt gemaakt
  • als het écht nodig is

o   om je goed te helpen (bijvoorbeeld voor je gezondheid, voor sociale hulp, voor andere behandelingen)

o   om jou of anderen te beschermen

o   om jouw rechten (of die van anderen) te respecteren, bijvoorbeeld het arbeidsrecht, het recht op sociale zekerheid, het recht op sociale bescherming …)

o   om andere ernstige redenen

 

5. Wie leest jouw gegevens?

In de eerste plaats verwerken onze medewerkers jouw gegevens om hun werk te kunnen doen.

 

Soms geven we jouw gegevens aan andere organisaties waarmee we samenwerken. We maken dan duidelijke afspraken met die organisaties om jouw privacy te respecteren. We geven jouw gegevens aan die organisaties enkel:

  • als dat nodig is om de redenen die we onder punt 4 opsommen
  • als de wet ons verplicht om dat te doen
  • om andere redenen, alleen als je akkoord gaat

We geven jouw gegevens nooit aan organisaties waarmee we geen overeenkomst hebben afgesloten.

 

6. Hoelang bewaren we jouw gegevens?

 

We bewaren jouw gegevens

  • zolang het nodig is om jou te begeleiden
  • zolang we wettelijk verplicht zijn. Wil je precies weten hoelang dat is? Vraag het ons, we helpen je graag.

 

Hoeven we je gegevens niet meer te bewaren? Dan verwijderen we ze binnen het jaar uit ons systeem.

 

7. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Natuurlijk zijn er altijd veiligheidsrisico’s. Maar we beloven dat we alles doen wat technisch en financieel mogelijk is om jouw gegevens te beveiligen:

  • We verliezen je gegevens niet.
  • We zorgen dat niemand je gegevens zomaar kan veranderen of lezen.

 

8. Wat zijn jouw rechten?

  • Je mag ons altijd vragen:

o   welke gegevens we verwerken

o   wie je gegevens kan lezen

o   waarom we je gegevens nodig hebben

o   waarvoor we ze gebruiken

o   hoelang we ze bewaren

  • Je mag je gegevens altijd zien.
  • Je mag je gegevens altijd aanvullen.
  • Je mag fouten in je gegevens altijd verbeteren.
  • Je mag ons altijd vragen om minder gegevens te verwerken.
  • Je mag ons vragen om je gegevens te verwijderen, ook als je eerst akkoord ging om je gegevens te verwerken.
  • Je mag ons vragen om al je gegevens af te geven aan een andere organisatie.
  • Je mag bezwaar aantekenen als je niet akkoord gaat met hoe we jouw gegevens verwerken.

Hoe kan je gebruik maken van je rechten?

  • Stuur ons je vraag:

o   op papier

o   via e-mail

 

  • Stuur een kopie van je identiteitskaart (of een ander identiteitsbewijs). Zo kunnen we controleren dat jij ons een vraag stuurt.
  • Wil je geen kopie van je identiteitskaart opsturen? Maak dan een afspraak om persoonlijk langs te komen.
  • Zodra we jouw vraag ontvangen, hebben we een maand de tijd om je te antwoorden. Vinden we je vraag niet terecht? Dan kunnen we je vraag weigeren.

 

9. Heb je een klacht?

 

Ben je niet tevreden met hoe we jouw gegevens verwerken? Laat het ons weten. Stuur je klacht naar Barbara Cleynen.

 

We doen alles om je klacht op te lossen. Ben je toch niet tevreden, dan kan je een klacht indienen bij de nationale dienst voor gegevensbescherming. Je vindt alle gegevens op www.privacycommission.be.

 

 

Disclaimer:

Dit document is een eenvoudige vertaling van de privacywet en de AVG. De wet is altijd geldig. Dit document geeft geen rechten. Wil je meer info? Neem dan contact op met Barbara Cleynen.

 

[1] MLP betekent Mijn loopbaan voor Partners (MLP). Compaan krijgt zo toegang tot je klantendossier bij VDAB. We noteren in jouw dossier alles wat te maken heeft met jouw loopbaan. Geeft VDAB ons een opdracht? Dan zijn we verplicht om onze acties in het MLP te noteren. Niet iedereen kan zomaar in jouw dossier kijken. Medewerkers van Compaan moeten een duidelijke reden hebben om dat te doen. VDAB kan controleren wie jouw dossier inkeek.